EC Lawyers | Política de tratamiento de datos personales

EC Lawyers | Política de tratamiento de datos personales
CIRCULAR EXTERNA No. 0001 de 2023

Estrategias Contractuales S.A.S. -EC LAWYERS-
NIT: 900.792.505 -1
Octubre 20 de 2023

Por medio de la cual se establece la política de tratamiento de datos personales de Estrategias Contractuales S.A.S. -EC LAWYERS-

El Representante Legal de la sociedad comercial Estrategias Contractuales S.A.S. -EC LAWYERS-, en uso de las facultades estatutarias que le fueron conferidas, y

CONSIDERANDO

Que la sociedad por acciones simplificada Estrategias Contractuales S.A.S. -EC Lawyers-, es de naturaleza comercial y, tiene por fin, el desarrollo de su objeto social.

Que son funciones del representante legal, de conformidad con los numerales 3 y 9 del artículo 42 estatutario, las siguientes:

“3) Autorizar con su firma todos los documentos públicos o privados que deban otorgarse en desarrollo de las actividades sociales o en interés de la sociedad.”

“9) Cumplir o hacer que se cumplan oportunamente todos los requisitos o exigencias legales que se relacionen con el funcionamiento y actividades de la sociedad.”

Que los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, establece como deberes a los responsables y encargados del tratamiento de datos, respectivamente, los siguientes:

Artículo 17 literal k

“ Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos”

Artículo 18 literal f

“ Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;”

ESTABLECE

ARTÍCULO 1. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información: El responsable del tratamiento de información sujeto de la presente política es, la sociedad que se determina a continuación:

ARTÍCULO 2. Definiciones: Para efectos de la presente política se entiende por:

2.1. Titular: Es la persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento y a quien se refiere la información que reposa en una base de datos o banco de datos.

2.2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

2.3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

2.4. Dato personal: Cualquier pieza de información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

2.5. Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

2.6. Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero, crediticio, de actividad comercial o de servicios y la proveniente de terceros países. 

2.7. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

2.8. Dato sensible: Es aquel dato privado o semiprivado que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

2.9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la consulta en bancos y bases de datos, recolección, almacenamiento, uso, divulgación, circulación o supresión.

2.10. Responsable del Tratamiento: Estrategias Contractuales S.A.S. -EC LAWYERS-.

2.11. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta EC LAWYERS.

2.12. Fuente de información: EC LAWYERS cuando, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final. 

2.13. Operador de información: Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de EC LAWYERS, datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la ley.

2.14. Usuario: EC LAWYERS cuando, en los términos y circunstancias previstos en la ley, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador, otra fuente o directamente por el titular de la información. 

2.15. Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países: aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.

ARTÍCULO 3. Finalidades y tratamiento al cual serán sometidos los datos personales: Los datos personales que EC LAWYERS recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

3.1. En relación con los clientes, consumidores o usuarios.: El tratamiento de datos tendrá como finalidad, la prestación de los servicios que sean contratados por éstos con EC LAWYERS; así como la promoción de los mismos. En este sentido, el tratamiento consistirá en la recolección, almacenamiento, uso, divulgación y circulación de la información recolectada para:

3.1.1. Operar como prestador de servicios jurídicos, garantizando en todo caso, el secreto profesional en los asuntos que así lo requieran, de conformidad con lo previsto en la Ley 1123 de 2007.

3.1.2. Emitir comunicaciones directas con destino al titular de los datos, en las que se informe el estado de los servicios, así como promociones, eventos, solicitudes de información, entre otros.

3.1.3. Elaborar y publicar contenido o piezas publicitarias o promocionales, para medios de comunicación o redes sociales, en las cuales se encuentren datos como la imagen del titular u otros datos personales.

3.1.4. Consultar y analizar el comportamiento financiero, crediticio, comercial, de servicios y de información proveniente de terceros países del cliente, consumidor o usuario, previo al otorgamiento de ventas a crédito.

3.1.5. Consultar y analizar el comportamiento financiero, crediticio, comercial, de servicios y de información del cliente, consumidor o usuario; proveniente de terceros nacionales y/o de otros países; previo al otorgamiento de ventas a crédito.

3.1.5. Reportar el comportamiento crediticio del cliente, consumidor o usuario, en virtud del otorgamiento de ventas a crédito.

3.1.6. Reportar el comportamiento crediticio del cliente, consumidor o usuario, en virtud del otorgamiento de ventas a crédito.

3.1.7. Gestionar la seguridad física, electrónica y/o cibernética de las instalaciones, infraestructura y comunicaciones de la sociedad EC LAWYERS, así como de las personas que concurren a ellas y de que pueda llegar a ser responsable.

3.2. En relación con los Accionistas de Estrategias Contractuales S.A.S.: El tratamiento de datos consistirá en la recolección, almacenamiento y uso de la información recolectada, para:

3.2.1. Tener la sociedad conocimiento del accionista, para efectos de cumplimiento normativo, de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales; y de implementación de sistemas de prevención y administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo y de cumplimiento ético, cuando se requiera para el efecto

3.2.2. Pagar dividendos al accionista cuando a ello haya lugar.

3.2.3. Remitir notificaciones, convocatorias a reuniones de la asamblea general de accionistas, y cualquier otro tipo de comunicaciones que requiera comunicar la sociedad EC LAWYERS al accionista.

3.2.4. Adelantar reuniones de la asamblea general de accionistas.

3.2.5. Vincular al accionista en grupos en redes sociales y servicios de telecomunicaciones, en los que se comparta información sobre temas que le conciernen.

3.2.6. Remitir información sobre eventos, promociones, obsequios, cortesías o descuentos que le sean reconocidos por EC LAWYERS.

3.2.7. Gestionar la seguridad física, electrónica y/o cibernética de las instalaciones, infraestructura y comunicaciones de la sociedad EC LAWYERS, así como de las personas que concurren a ellas y de que pueda llegar a ser responsable.

3.3. En relación con el Recurso humano: El Tratamiento de los datos consistirá en la recolección, almacenamiento y uso de la información recolectada, sobre aspirantes, trabajadores, aprendices, practicantes o pasantes, para:

3.3.1. El conocimiento de los aspirantes a ocupar cargos provistos por la sociedad o aspirantes a suscribir con la sociedad, convenios de aprendizaje, de prácticas o pasantías, para efectos de cumplimiento normativo, y de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales; y de implementación de sistemas de prevención y administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo y de cumplimiento ético, cuando se requiera para el efecto.

3.3.2. La vinculación del trabajador, aprendiz, practicante o pasante, según se trate.

3.3.3. La promoción de los servicios de EC LAWYERS a sus clientes.

3.3.4. La vigilancia y control del desempeño de labores o funciones

3.3.5. El pago de las erogaciones a que haya lugar.

3.3.6. El Retiro o terminación del vínculo laboral o la relación jurídica con EC LAWYERS.

3.3.7. Gestionar la seguridad física, electrónica y/o cibernética de las instalaciones, infraestructura y comunicaciones de la sociedad EC LAWYERS, así como de las personas que concurren a ellas y de que pueda llegar a ser responsable.

3.4. En relación con los proveedores y contratistas: El Tratamiento de los datos consistirá en la recolección, almacenamiento, uso, divulgación y circulación de los datos recolectados sobre proveedores y contratistas, para:

3.4.1. El conocimiento de los proveedores y contratistas, para efectos de cumplimiento normativo, y de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales; y de implementación de sistemas de prevención y administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo y de cumplimiento ético, cuando se requiera para el efecto.

3.4.2. La promoción conjunta de bienes y servicios o la realización conjunta de actividades.

3.4.3. El reconocimiento a la calidad de los bienes y/o servicios suministrados y/o prestados por el proveedor y/o contratista.

3.4.4. Las reclamaciones por defectos de calidad de los bienes y/o servicios suministrados y/o prestados por el proveedor y/o contratista.

3.4.5. Cualquier otro fin relacionado con el desarrollo de la gestión contractual de EC LAWYERS.

3.4.6. Gestionar la seguridad física, electrónica y/o cibernética de las instalaciones, infraestructura y comunicaciones de la sociedad EC LAWYERS, así como de las personas que concurren a ellas y de que pueda llegar a ser responsable.

ARTÍCULO 4. DERECHOS DE LOS TITULARES: Son derechos de los titulares de los datos:

4.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EC LAWYERS como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros, ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

4.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ESTRATEGIAS CONTRACTUALES S.A.S. como responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

4.3. Ser informado por EC LAWYERS como responsable del tratamiento y encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales de que es titular.

4.4. Acudir ante las autoridades, para presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre tratamiento o administración de datos personales; así como para pretender que se ordene la corrección, actualización o supresión de sus datos personales, cuando ello sea procedente conforme lo establecido en la normatividad vigente.

4.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederán siempre que no exista un deber legal o contractual de permanecer en la referida base de datos o que le impida revocar la autorización otorgada.

4.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

ARTÍCULO 5. Datos sensibles: El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por EC LAWYERS, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

No obstante lo anterior, cuando los datos sensibles que el titular opte por no suministrar, sean necesarios para el cumplimiento de algunas de las finalidades previstas en el artículo 3 de esta política, EC LAWYERS se podrá abstener de vincularse con el titular y/o de ejecutar las actividades y/o prestaciones que dependan de los datos sensibles que no se suministren.

ARTÍCULO 6. Datos personales de niños niñas y adolescentes: El suministro de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, es facultativo y debe realizarse con autorización de sus padres de familia o representantes legales. En todo caso, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá cumplir con los siguientes parámetros:

6.1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

6.2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. 

Cumplido lo anterior, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

ARTÍCULO 7. Autorización del titular: Se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de los datos semiprivados, privados y sensibles, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

En el tratamiento de datos personales sensibles mediante autorización del titular, deberán cumplirse los siguientes deberes: 

7.1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

7.2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

ARTÍCULO 8. Medios para obtener la autorización de tratamiento de datos personales: La autorización expresa e informada para el tratamiento de los datos personales que no sean públicos, se podrá obtener, del titular o de quien se encuentre legitimado para otorgarla, por los siguientes medios:

8.1. Por escrito, mediante la inclusión de cláusulas de autorización en los contratos que celebre y/o en el(los) formato(s) que para el efecto disponga EC LAWYERS. En cualquier caso, para que se entienda válida la autorización, deberá contener, por lo menos lo siguiente:

8.1.1. El nombre, apellido y el tipo y numero de documento de identificación del titular de los datos.

8.1.2. En caso de que la autorización sea prestada por una persona legitimada para tal fin, diferente al titular de los datos cuyo tratamiento se autoriza, El nombre, apellido, el tipo y número del documento de identificación, de quien autoriza el tratamiento, así como la indicación y acreditación de su relación legítima con el titular de los datos cuyo tratamiento se autoriza.

8.1.3. La declaración expresa de que ha sido informado sobre los requisitos generales de la autorización.

8.1.4. La declaración expresa de que ha sido informado sobre la calidad de los datos sobre los cuales autoriza el tratamiento, es decir, si se trata de datos semiprivados, privados y/o sensibles.

8.1.5. La declaración expresa de que ha sido informado que no está obligado a autorizar el tratamiento.

8.1.6. La declaración de haber sido informado sobre la finalidad del tratamiento.

8.1.7. La fecha de autorización.

8.1.8. La firma autógrafa o digital de la persona que autoriza el tratamiento.

8.2. De forma oral siempre que sea otorgada exclusivamente por el titular y conste en un medio documental que pueda ser objeto de consulta posterior. En todo caso, en el medio de prueba de la autorización prestada en forma oral, deberá constar por lo menos lo siguiente:

8.2.1. Que al titular se le informó la calidad de los datos sobre los cuales autoriza el tratamiento, es decir, si se trata de datos semiprivados, privados y/o sensibles.

8.2.2. Que al titular se le informó que no está obligado a autorizar el tratamiento.

8.2.3. Que al titular se le informó la finalidad del tratamiento.

8.2.4. La fecha de autorización.

 

8.2.5. La manifestación expresa e inequívoca del titular de autorizar el tratamiento.

8.3. Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que conoce la finalidad del tratamiento y otorgó la autorización. En todo caso, para que pueda entenderse prestada la autorización, de dichas conductas debe existir constancia en un medio documental que pueda ser objeto de consulta posterior.

ARTÍCULO 9. Casos en que no se requiere la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

9.1. El tratamiento referido a la circulación de información requerida por una entidad pública o administrativa, en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial. Lo anterior, sin perjuicio de la salvaguarda del secreto profesional, de conformidad con lo previsto en la Ley 1123 de 2007.

9.2. Datos de naturaleza pública.

9.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

9.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

9.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ARTÍCULO 9. Atención de peticiones, consultas y reclamos: Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:

ARTÍCULO 10. Procedimiento para ejercer los derechos: Para el ejercicio de sus derechos, los titulares de los datos deberán seguir los siguientes procedimientos, según sea el caso:

10.1. Consultas: Las consultas se deberán presentar a través de los canales dispuestos y se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

10.2. Reclamos: Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de este organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante EC LAWYERS, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; que deberá contener la siguiente información:

10.2.1. Nombre e identificación del titular o causahabiente

10.2.2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

10.2.3. La actuación que se solicita (corrección, actualización o supresión)

10.2.4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

10.2.5. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.

Los reclamos se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente al de su recepción. Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

En caso de que EC LAWYERS no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, informará de la situación al interesado a la mayor brevedad para que este pueda ejercer su derecho ante quien corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, EC LAWYERS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, EC LAWYERS incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

La leyenda a la que hace referencia el inciso anterior, se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. Si el objeto del reclamo es la solicitud de supresión de uno o varios datos, ésta solo procederá mientras no recaiga sobre un dato público o, tratándose de datos semiprivados, privados o sensibles y, siempre que no exista un deber legal o contractual a cargo del titular, de permanecer en la referida base de datos.

10.3. Revocatoria de la autorización: La autorización para el tratamiento de datos, se podrá revocar por el titular o sus causahabientes, siempre que no exista un deber legal o contractual que le impidan revocar la autorización otorgada.

ARTÍCULO 11.  Aviso de Privacidad: En las instalaciones físicas o electrónicas, se dispondrá de un aviso de privacidad, que se ubicará en las instalaciones físicas, así como en el sitio web de de EC LAWYERS, en el cual, se informará a los titulares sobre la existencia de la presente política y la forma de acceder a la misma. El aviso de privacidad deberá contener, por lo menos, lo siguiente:

11.1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.

11.2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

11.3. Los derechos que le asisten al titular. 

11.4. Un enlace o código QR, que direccione a la página web en que se encuentre publicada la Política de Tratamiento de datos personales.

11.5. La indicación del carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre datos sensibles.

ARTÍCULO 12. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de datos, vigencia de las bases de datos y derogatorias: La presente política rige a partir de su expedición y publicación en la página web que para el efecto disponga EC LAWYERS, cuyo enlace o código QR, se informará en avisos de privacidad, en los formatos de autorización de tratamiento de datos y en los contratos que suscriba con titulares de la información.

Las bases de datos objeto de tratamiento que estructure o administre EC LAWYERS, tendrán vigencia indefinida y se mantendrán, mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el artículo 3 de la presente política; respetando en todo caso, los límites temporales establecidos en la normatividad legal o reglamentaria vigente.

Deróganse todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial, la circular externa 004 del 26 de marzo de 2018.



Medellín D.E. – Colombia, 20 de octubre de 2023