El Registro Único de Proponentes -RUP-: La llave para contratar con el Estado colombiano

Al decir la frase “El RUP: La llave para contratar con el Estado colombiano” decimos algo que, aunque técnicamente no es así, resulta perfecto para la ilustración que pretendemos dar sobre la importancia de este instrumento jurídico.

El Registro Único de Proponentes, también llamado RUP, es un registro público en el que, por regla general, debe inscribirse toda persona -natural o jurídica-, nacional o extranjera siempre que tenga domicilio en Colombia, que aspire a celebrar contratos con el Estado.

Lo anterior, tiene como fundamento normativo el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, que consagra el deber, que tiene quien aspire a celebrar contratos con Entidades Estatales en Colombia, de inscribirse en el RUP. En ese sentido, el Registro Único de Proponentes, es una suerte de base de datos de potenciales proveedores y contratistas del Estado

Por disposición de la norma en comento, las Cámaras de Comercio, quienes tienen a su cargo la administración del Registro Único de Proponentes y, por consiguiente, son las competentes para verificar y hacer constar la información que le reportan los interesados en inscribirse.

Información que se reporta en el RUP

Los interesados en ofrecer sus bienes, obras y/o servicios a las Entidades estatales, deberán informar, para efectos de la inscripción o renovación en el Registro Único de Proponentes, la información referida a su capacidad jurídica, su capacidad financiera y de organización, la clasificación de los bienes o servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales y, su experiencia, identificada con el clasificador de bienes y servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC).

Es así que este Registro, contiene los principales datos sobre la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y de organización de los inscritos, de modo que, por disposición legal, es la herramienta con que cuentan las Entidades Estatales, para verificar el cumplimiento de cada proponente, de los requisitos habilitantes exigidos en determinado proceso de contratación que se encuentren adelantando.

En efecto, la Ley dispone que la información contenida en el RUP constituye plena prueba de las circunstancias que en él consten y que la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes se hará exclusivamente con base en lo allí reportado y prohibe a las Entidades estatales exigir, y a los proponentes aportar, documentos que hayan servido de base para la inscripción en dicho registro

Renovación del RUP

La renovación de la inscripción en el RUP, debe realizarse anualmente. El Decreto 1082 de 2015, dice que los inscritos deben presentar la documentación para renovar la inscripción, a más tardar, el quinto día hábil del mes de abril.

La renovación es un trámite por el cual se reporta la información actualizada, en cuanto a capacidad jurídica, financiera, organizacional y de experiencia se refiere, por lo cual, el interesado, únicamente aporta la información nueva que pretenda adicionar a la ya existente en el registro. Es así que en el caso de la experiencia, la información que se reporta en las renovaciones, se va acumulando con la información antigua y, de esta manera se va engrosando el acervo de experiencia del proponente inscrito.

Los proponentes inscritos que dejen vencer este plazo, deberán volver a inscribirse y se eliminará la información reportada en el registro, por lo cual, deberán volver a presentar la totalidad de la información que pretendan reportar.

El RUP: La llave para contratar con el Estado colombiano

Como lo advertimos al principio de este artículo, no es que es RUP sea la llave para contratar con el Estado, sino más bien, es la llave para participar en procesos de contratación pública. Ello, por cuanto el RUP, es un requisito sine qua non para que una persona pueda “aspirar” a celebrar contratos con el Estado, es decir, a participar en procesos de selección -Salvo para las modalidades de contratación directa y mínima cuantía en las cuales no se puede exigir la inscripción en dicho registro a los proponentes-.

Pero lo anterior, no significa que el solo hecho de estar inscrito en el RUP, habilite automáticamente a un potencial contratista de las Entidades Estatales a participar en determinadas convocatorias pues, en cada caso, dependerá de que la información reportada por los interesados en el RUP, se ajuste a las condiciones particulares que para el efecto, establezca la Entidad contratante.

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A modo de ejemplo, si una Entidad adelanta un proceso de contratación en el establezca como requisito de experiencia a los proponentes, haber ejecutado contratos anteriores por valor de 100 SMMLV, y el interesado tiene reportados en el RUP, contratos anteriores por valor de 90 SMMLV, entonces ese interesado no podrá participar en el proceso por no cumplir con el requisito.

Igual ocurre, cuando se exige en un determinado proceso, que la experiencia se encuentre identificada con determinados códigos del clasificador de bienes y servicios UNSPSC. Si el interesado reportó sus contratos anteriores en el RUP, pero estos contratos no abarcan los códigos UNSPSC exigidos, ese interesado no podría participar en el proceso, pues no cumpliría este requisito.

Lo anterior cobra vital importancia porque, de acuerdo a la información que se reporte (sobre todo en lo que tiene que ver con las clasificaciones UNSPSC relacionadas con la experiencia), dependerá la mayor o menor medida de oportunidades de participar en procesos de Contratación con las Entidades Estatales.

Por este motivo, es importante que la inscripción o renovación de su RUP, la realicen expertos en la materia.

Documentos mínimos que se deben aportar para la inscripción en el RUP

A continuación, haremos mención a los documentos que se deben aportar las personas naturales o jurídicas con domicilio en Colombia, para el trámite de renovación del RUP.

Las personas naturales, no requieren INFORME DE GESTIÓN, NI REVISOR FISCAL NI CONTADOR EXTERNO, ni documentos que emanen de éstos últimos. Las personas jurídicas, deben aportar la totalidad de los siguientes 

Documentos:

• Copia del Registro Único Tributario (RUT)
• Copia del documento de identificación representante legal 
• Informe de gestión del representante legal
• Estados financieros con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior (…)
• Certificaciones de experiencia, copias de contratos o, actas de liquidación de contratos anteriores celebrados por el interesado(…)

Si desea más información y asesoría de un experto sobre este trámite, contáctenos aquí

Por: Ricardo Fernández Campillo – Abogado experto en Contratación Pública